Las grandes decisiones dependen de los pequeños detalles. Y elegir el mejor espacio de oficina para rentar es una decisión crucial que puede impactar significativamente en la productividad, cultura y éxito de tu empresa. Un entorno adecuado no sólo cumplirá con las necesidades operativas de tu negocio, sino también generará un ambiente donde tus empleados tendrán las condiciones óptimas para desempeñarse en plenitud. Aquí te ofrecemos una lista con todas las claves que necesitas para tomar la mejor decisión.
Lista de necesidades
Las buenas decisiones se toman con buenos diagnósticos. Antes de comenzar a buscar, evalúa el tamaño y las necesidades específicas de tu empresa. Considera el número de empleados, el tipo de trabajo que realizan y cualquier necesidad especial como salas de reuniones, áreas de descanso, espacios para equipos tecnológicos, etc. Una regla general para un espacio cómodo es calcular unos diez o doce metros cuadrados por persona.
Presupuesto
Haz un presupuesto detallado que no sólo contemple el costo de la renta mensual, sino también las cuentas de servicios, los gastos de mantenimiento, seguros, impuestos, mobiliarios y posibles renovaciones. Es vital tener una imagen clara de todos los gastos para evitar sorpresas desagradables.
Tipos de oficina
Para gustos hay colores y oficinas. El tipo de oficina que elijas dependerá del tipo de trabajo que hagan en tu compañía. Por ejemplo, si tienes un equipo de desarrollo de software, un ambiente colaborativo y abierto puede ser ideal. Sin embargo, si tu empresa se enfoca en asesorías legales o financieras, puede que necesites más oficinas privadas para reuniones confidenciales.
Ubicación estratégica
Facilita la vida a tus empleados y a tus clientes. Elige una ubicación que esté cerca de tus clientes, tus proveedores y tus trabajadores para facilitar las reuniones y reducir costos de transporte. Si tus clientes están dispersos por la ciudad, una ubicación céntrica podría ser la mejor opción.
Y no pierdas de vista a tu gente. Considera la proximidad a transporte público, estacionamientos y la facilidad para llegar en bicicleta o a pie. Un lugar de trabajo de fácil acceso puede mejorar la satisfacción y la puntualidad del equipo.
Conectividad y servicios
Una conexión a internet rápida y confiable es crucial para la mayoría de las empresas modernas. Verifica la velocidad y estabilidad de la conexión antes de firmar un contrato. También es útil contar con una infraestructura tecnológica robusta, como cableado para redes y suficiente capacidad eléctrica para todos los equipos.
Y no olvides sumar a tus consideraciones los extras. Algunos espacios de oficina incluyen servicios adicionales como limpieza, recepción, seguridad y mantenimiento. Estos servicios pueden aliviarte de muchas responsabilidades operativas, permitiéndote enfocarte en el crecimiento de tu negocio.
Espacio, ambiente y cultura
Hay un sinfin de cosas que constantemente influyen en las personas sin que nos demos cuenta. El diseño del espacio de oficina debe promover la productividad y el bienestar de los empleados. La luz natural, el mobiliario ergonómico y los espacios bien ventilados pueden mejorar significativamente la satisfacción y eficiencia del equipo. Además, lo ideal sería que el espacio de trabajo también sea representativo de la cultura de tu empresa y logre transmitir sus valores.
Evaluación del edificio
A veces las apariencias pueden ser engañosas. Inspecciona el estado general del edificio. Asegúrate de que no haya problemas estructurales, de plomería, eléctricos o de otro tipo que puedan causar inconvenientes, gastos adicionales o perjudicar el flujo de trabajo. Y ya que estás en esas, recuerda que en este país la seguridad es una prioridad. Verifica que el edificio cuente con medidas de seguridad adecuadas, como cámaras de vigilancia, sistemas de alarma y control de acceso. La seguridad de tus empleados es fundamental.
Consideraciones legales
Ojo con la letra chiquita. Revisa detenidamente el contrato de arrendamiento. Es recomendable contar con la asesoría de un abogado para entender completamente todas las cláusulas y condiciones, evitando así posibles malentendidos o problemas legales en el futuro. Revisa la duración del arrendamiento y las condiciones de renovación. Algunos espacios ofrecen condiciones más flexibles que pueden ser ventajosas para las particulares necesidades de tu negocio y sus planes a futuro.
Además, ahora es cuando asegurarse de que el espacio de oficina cumpla con todas las normativas locales, incluyendo accesibilidad para personas con discapacidades, regulaciones de incendios y cualquier otro requisito específico de tu industria.
Proceso de decisión
Estás a punto de tomar una gran decisión. No te limites a una sola opción. Visita varios espacios de oficina, compara sus características, costos y ubicaciones. Toma notas detalladas de cada lugar y discute las opciones con tu equipo directivo para tomar una decisión informada. Ellos son quienes pasarán la mayor parte del tiempo en la oficina, por lo que su opinión es valiosa. Realiza encuestas o reuniones para recoger sus sugerencias y preferencias.
Elegir el mejor espacio de oficina para rentar es una tarea que requiere tiempo y consideración. Ahora que ya conoces las claves para este proceso, recuerda que una buena elección puede contribuir significativamente al éxito y crecimiento de tu empresa.
